Dlaczego zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych do organu nadzorczego jest tak istotne?

Dla wielu administratorów danych osobowych obowiązek zgłaszania naruszeń ochrony danych do organu nadzorczego, wynikający z art. 33 RODO, bywa postrzegany jako dodatkowa formalność czy wręcz uciążliwość administracyjna. Często towarzyszy temu obawa, że zgłoszenie może automatycznie skutkować sankcjami finansowymi, o których mowa w art. 83 RODO.

Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej.

Zgłoszenie to nie kara, a działanie w dobrej wierze

Europejska Rada Ochrony Danych (EROD) w swoich Wytycznych 9/2022 przypomina, że zgłoszenie naruszenia nie powinno być traktowane jako ryzyko – lecz jako element odpowiedzialnego i zgodnego z prawem zarządzania danymi osobowymi. Co więcej, zgłoszenie naruszenia umożliwia organowi nadzorczemu wsparcie administratora, m.in. w zakresie oceny, czy osoby, których dane dotyczą, powinny zostać poinformowane o naruszeniu.

Dzięki tej informacji administrator może poinstruować te osoby, jakie działania mogą lub powinny podjąć, by zminimalizować skutki incydentu – np. zmienić hasło, zastrzec dokumenty, monitorować nieautoryzowane logowania.

Kluczowa jest ochrona osób, których dane dotyczą

W każdej sytuacji związanej z naruszeniem ochrony danych, działania administratora powinny skupiać się przede wszystkim na minimalizacji ryzyka dla osób fizycznych i zapewnieniu im wsparcia. Zgłoszenie naruszenia nie jest więc przyznaniem się do winy – lecz dowodem na odpowiedzialność i transparentność działania.

Co grozi za brak zgłoszenia?

Paradoksalnie – to właśnie brak zgłoszenia naruszenia, a nie samo jego wystąpienie, może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi. Zgodnie z art. 83 RODO, organ nadzorczy może nałożyć na administratora karę pieniężną sięgającą nawet 10 mln euro, a w przypadku przedsiębiorstw – do 2% rocznego światowego obrotu.

Nie zapominajmy też, że zgodnie z art. 77 RODO, każda osoba, której dane zostały naruszone, może samodzielnie złożyć skargę do organu nadzorczego. W praktyce więc nawet jeśli administrator sam nie zgłosi incydentu – może on i tak zostać ujawniony przez osoby poszkodowane.

Podsumowując – zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych nie jest przykrym obowiązkiem, lecz ważnym elementem budowania zaufania, zgodności z prawem i odpowiedzialnego podejścia do ochrony prywatności.